محضر جاهز للطباعة

في معظم الشركات والمؤسسات، في الاجتماعات التي تعقد لدراسة ومناقشة موضوع ما، يتم أيضًا إعداد وكتابة محاضر جاهزة للطباعة، ويعتبر المحضر وثيقة رسمية لشرح محتوى وموضوع الاجتماع أيضًا، وهذا ما نتعلم بالتفصيل من خلال التعرف على عناصر محضر الاجتماع.

دقائق جاهزة للطباعة

ونتعرف على مثال معد للطباعة بالتفصيل فيما يلي:

الموافق …../…/…. في اليوم. وتم اللقاء….

على الساعة …..تحت رعاية ………

حضور الأعضاء

واحد- ……. 2- ……………

3- ………… 4- …………

5- ………… 6- ………..

الأعضاء يعتذرون

واحد-…………..

2- …………

3-…….

وذلك لمناقشة جدول الأعمال الذي يتضمن البنود التالية:

واحد-…………..

2- ………….

3- …………….

وبناء على المناقشات تم الإعلان عن عدد من القرارات والتوصيات:

واحد-………………

2- ………….

3- ……………

كما اتفق جميع المشاركين على عقد اجتماع ثان في يوم ….. الموافق يوم …..

وانتهى هذا اللقاء في…

إمضاء ……..،……………،………….،………

تحت إشراف / ……………..

عناصر محضر الاجتماع

وفي نطاق تحديد المحضر الجاهز للطباعة، لا بد من معرفة أهم المسائل التي ينبغي أن يتضمنها محضر الاجتماع، وهو عبارة عن وثيقة يتم إعدادها من قبل أحد المشاركين في الاجتماع في مختلف الشركات والمؤسسات.

وتكتب هذه المحاضر أيضًا بعد انعقاد الاجتماع، لذلك عند كتابة المحرضين لا بد من الكتابة بصيغة الماضي مع الإشارة إلى أعضاء الاجتماع بصيغة الغائب، ويتضمن محضر الاجتماع العناصر التالية:

• اسم الشخص الاجتماع.
• البنود التي عقد الاجتماع لمناقشتها.
• المقترحات والمقترحات المقدمة في الاجتماع.
• وبالإضافة إلى أسماء من حضروا الاجتماع فقد تم أيضا إدراج أسماء من لم يحضر الاجتماع ومن اعتذروا.
• عنوان الاجتماع.
• بيان تفصيلي بتاريخ ويوم وتاريخ ووقت الاجتماع.
• مكان انعقاد الاجتماع.
• اسم مدير الاجتماع.

ما هي الطريقة الصحيحة لكتابة نموذج محضر الاجتماع؟

ومن الجدير بالذكر أن هناك عدداً من المعايير التي يجب اتباعها عند كتابة نموذج محضر الاجتماع؛ هذه هي كما يلي:

• حاول تنظيم المواضيع التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع بالترتيب الذي تم عرضه به في الاجتماع.
• قم بتحرير جميع المقترحات المقدمة خلال الاجتماع عن طريق إدخال اسم الشخص الذي قدم هذا الاقتراح.
• تنظيم أسماء جميع المسؤولين عن اتخاذ القرارات وتنفيذها.
• اكتب الملاحظات الأكثر أهمية.
• تحرير السجل في الزمن الماضي.
• تجنب كتابة التقرير بأية أخطاء نحوية أو نحوية.
• تحرير التقرير بالحبر للتأكد من عدم العبث به أو التغيير فيه.
• لا يمكن كتابة آراء أو انتقادات شخصية من خلال محضر أحد البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع، ولكن من الممكن إعداد ملاحظات تتعلق بالسلوك.
• احفظ نموذج المحضر في الموقع المحدد.
• حاول تنظيم نماذج الدقائق السابقة حسب أقدمية كل نموذج.
• أظهر كيف تم اتخاذ القرار خلال الاجتماع.

ما هي أنواع الدورات؟

في حالة إعداد تقرير للطباعة، فإن أهم أنواع التقارير يجب أن تكون:

1- محضر الاجتماع

وبما أنها الوثيقة التي تنظم فيها جميع مواد الاجتماع، فإن كلاً من رئيس الاجتماع والأعضاء يوافقون على هذا المحضر، وكذلك القرارات المتخذة والمقترحات المستقبلية.

2- محضر الافتتاح

وهذه الوثيقة هي التي تؤكد الترقية الجديدة للموظف، موضحاً فيها جميع الشروط والقواعد التي يجب على الطرفين الالتزام بها، كما يجب أن يكون هذا التقرير موقعاً من الرئيس الإداري والتنفيذي للمشروع.

3- تقرير التفتيش

وهي وثيقة يعدها الشخص المسؤول عن التدقيق، وتعتبر من الصلاحيات القانونية التي تعطي واجبات مباشرة من رئيس الاجتماع إلى أحد الأعضاء.

يعتبر محضر الاجتماع من أهم الوثائق التي يجب معرفتها، حيث أنه يوثق كل ما حدث خلال الاجتماع ويمكن لأي من الأطراف المعنية الاطلاع عليه في أي وقت.