اكتب محضر اجتماع الذي حضرته واختمه بتوصيات

تعتبر الاجتماعات من أهم الأنشطة التي لا غنى عنها في العديد من المؤسسات، بغض النظر عن أهدافها مثل المدرسة أو الشركة أو الأحزاب السياسية، والهدف منها هو عرض ومناقشة الخطط المستقبلية ومحاولة حل المشاكل التي تواجه النظام. ولكي يكون الاجتماع رسميًا، يجب تسجيل كافة التفاصيل في محاضر، ثم اختتامها بالتوصيات.

نموذج محضر الاجتماع

محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ………. لسنة …………….

كنت ذاهبا الى…/…. /…….

– قراءة محضر الجلسة السابقة والموافقة عليه.

إظهار قيمة المصروفات والإيرادات للأشهر الثلاثة السابقة.

دراسة قبول بعض الأعضاء الجدد

يناقش القرارات التي تم تنفيذها خلال الجلسة السابقة بتاريخ…/…../…..

الاطلاع على التقرير الشهري عن نشاط الشركة لهذا الشهر… ،…..،……..

ما يأتي جديدا من الشركات.

محضر الاجتماع

في … يوم … الشهر. للسنة…..في ساعة واحدة بالضبط…..…. اجتمع رئيس مجلس الإدارة في مقر الشركة والمدير العام السيد …………………………. والرئيس التنفيذي السيد ……………………………. وبحضور كل من السادة الأعضاء:

………………………………

…………………………….

…………………………….

………………………………

………………………………

وتغيب السادة عن الحضور

………………………………

………………………………

حضر عدد من ………………….. الأعضاء من إجمالي …………………. وعليه أصبح الاجتماع قانونياً، وبدأت دراسة جدول الأعمال والمناقشات وتم اتخاذ القرارات التالية:

وتمت قراءة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه

تمت الموافقة على قبول العضو السيد . /…………………………..، السيد. /……………………..………… لتولي منصب رئيس مجلس الإدارة.

توصيات محضر الاجتماع

بيانات الجودة ……….

توصيات إدارة التسويق ……………

تفاصيل القسم ……………..

توصيات من فريق المشتريات …………….

للاتفاق على كيفية سير العمل خلال الـ 6 أشهر القادمة وزيادة نسبة المبيعات والوصول إلى نسبة الربح ……………………… خلال هذه الفترة.

تم إغلاق البروتوكول في حوالي …….صباحاً/مساءً.

رئيس مجلس الإدارة …………………………..

محضر الاجتماع باللغة الإنجليزية

محضر الاجتماع

لقاء مع ………………………………. عقدت في…………………………. /……/………

مشارك:

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

الأعضاء غير الحاضرين:

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

بنود جدول الأعمال:

…………………………………………………..

…………………………………………………..

…………………………………………………..

صفقة جديدة:

ملحوظات:

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

توصيات محضر الاجتماع

• التأكيد على دور ومسؤولية التسويق وإدارة المبيعات بما يتماشى مع التطورات الجديدة وأساليب التسويق المبتكرة.
• الاتفاق على وضع استراتيجية لزيادة أصول الشركة من خلال التكامل والتفاعل بين جميع عمليات إدارة المشروع، مع الأخذ في الاعتبار نتائج عملية استثمارية محددة والتي ستكون بيانات لعملية أخرى لزيادة فرص نجاح المنظمة.
• ضرورة دعم وتطوير إدارة الجودة والاهتمام بها من خلال إسناد عملياتها وإدارتها إلى العاملين الأكثر كفاءة وخبرة من الناحية العلمية وجعل رسالتها مركزية.
• إن مراعاة العمليات في المجال المعرفي للإدارة هو الطريق إلى نجاح الخطة المستقبلية التي تشمل ثلاث عمليات: تقدير التكلفة، وموازنة التكلفة، ومراقبة التكاليف.
• تطوير الكوادر وتأهيل كوادر جديدة للقيام بأعمال التنفيذ المباشر من خلال فتح الدورات التدريبية للمهن المطلوبة.
• توفير واستكمال كافة المعدات والآليات المطلوبة في أماكن العمل من أجل زيادة القدرة التنفيذية للشركة.

خطوات إعداد محضر الاجتماع

1. يعالج ويكتب المقترحات المقدمة.
2. قم بالاطلاع على جدول الأعمال وتسجيل صفقات جديدة للمناقشة.
3. ضع عنواناً مناسباً فوق كل بند تمت مناقشته في الاجتماعات السابقة.
4. قم بإعداد جداول التصويت لكل موضوع مقترح للتصويت ليسهل عليك عملية عد الأصوات وفرزها.
5. التأكد من سرعة تسجيل البيانات والعبارات القصيرة وعدم عمق السرد وإيجازه.
6. تأكد من وجود مساحة للخاتمة يتم فيها تسجيل توصيات مجلس الإدارة.

أهمية وفوائد محضر الاجتماع

• توثيق المواضيع الرئيسية التي تم تناولها خلال الاجتماع للرجوع إليها في المستقبل.
• إبلاغ الموظفين الغائبين بالمناقشات والقرارات المتخذة في الاجتماع.
• بناء إحصائيات وقواعد بيانات جاهزة للاجتماعات المستقبلية بناء على المعلومات.
• تسهيل تطوير الخطة والالتزام بالعمل.
• قم بتدوين الملاحظات حتى لا يتم طرح أي فكرة أو أي شيء في الاجتماع.
• في بعض الأحيان يطلب القانون إنشاء محاضر للاجتماعات، على سبيل المثال للاجتماعات التأديبية والتحقيقات.
• تعد محاضر الاجتماعات الطريقة المثالية للموظفين في المؤسسة لتجنب سوء الفهم نتيجة الاعتماد على الذاكرة في الاجتماعات.
• لا يجوز للموظف أن ينكر المهام الموكلة إليه أو يدعي أنه لم يتم إخطاره بها.
• تسهيل جداول زمنية واضحة لإبقاء الجميع على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف التنظيمية.
• لتوضيح كافة الخطوات التالية والأشخاص المسؤولين عنها.

كيفية ملء محضر الاجتماع

إذا طلب منك رئيسك كتابة محضر الاجتماع الذي حضرته واختتامه بالتوصيات، عليك أن تأخذ في الاعتبار بعض النقاط المهمة، لأن كل منظمة تختلف عن غيرها عندما يتعلق الأمر بتسجيل محضر الاجتماع، ولكن الاختلافات صغيرة وما شابه ذلك في البنية الأساسية.

يجب أن تجري مناقشة مع مديرك أو رئيس مجلس الإدارة حول التنسيقات الرسمية التي تمثل هوية الشركة أو المؤسسة، ويجب عليك أيضًا مراجعة محضر الاجتماع السابق لاستخدامها ومحاكاتها.

ومن الممكن أيضًا طلب نسخة من جداول أعمال الاجتماعات السابقة وتجميع أسماء جميع الموظفين في قائمة لتسهيل الأمر، بما في ذلك الضيوف أو المتحدثين.

إذا لم يطلب منك المدير كتابة ملاحظات، يمكنك تسجيلها كمكافأة، حتى لو كانت مكتوبة بخط اليد في الشريط الجانبي، لأنها يمكن أن تساعد في الاجتماعات المستقبلية من خلال الإشارة إليها.

عناصر قالب محضر الاجتماع

• عنوان المحضر: يحتوي على اسم فريق العمل ولجنة الاجتماع وتاريخ انعقاده والمكان والزمان.
• أسماء المشاركين: نقوم بعمل قائمة بأسماء جميع الموظفين الذين حضروا الاجتماع مع ذكر مناصبهم ومراعاة التطور الوظيفي لكل منهم، وكذلك المتغيبين لأنهم سيحصلون على نسخ من المحضر.
• الموافقة على البروتوكول السابق: عادة ما يتم كتابة هذه النقطة أسفل العناصر الأساسية بحيث يمكن الها بسهولة، ويتم توضيح ما إذا كان البروتوكول السابق قد تمت الموافقة عليه، مع الإشارة إلى الإجراءات والمسؤوليات الجارية.
• خطوات العمل: يتم تسجيلها لأنها تتطلب بعض الإجراءات غير المكتملة منذ الاجتماع السابق إلى جانب أي عمل حالي وجديد يتطلب الاهتمام الآن، بما يتماشى مع خطة العمل الموضوعة.
• إعلانات الاجتماع: هذه تقارير تفصيلية عن الإعلانات التي أصدرها المشاركون بما في ذلك بنود جدول الأعمال التي تم اقتراحها للاجتماع التالي.
• تاريخ الاجتماع التالي: يتم تسجيل كافة تفاصيل الاجتماع التالي في هذا المربع، وخاصة التاريخ والمكان.
• التوقيعات: وتتكون من كتابة اسم الشخص الذي يحرر البروتوكول وتاريخ تقديمه والموافقة عليه. في بعض الحالات، تشترط بعض المؤسسات أكثر من توقيع للحصول على محاضر ذات طابع قانوني، خاصة في المجلس. الاجتماعات.

إذا طلب منك المدير أن تكتب محضر الاجتماع الذي حضرته وأغلقه بتوصيات لكتابة محضر الاجتماع المنتهي، فيجب عليك تسجيل المناقشات بموضوعية، والابتعاد عن الملاحظات الشخصية والتأكد من كتابتك باللغة الصحيحة.

الأسئلة الشائعة

• ما هي أنواع المحاضرات الموجودة؟

  تقرير الطب الشرعي من حيث نوع الجريمة، تقرير الطب الشرعي من حيث نوعية الوثيقة، تقرير الطب الشرعي من حيث موضوع البحث، البروتوكول من حيث قوته الإثباتية.

• ما هو تقرير الأعمال؟

  هو السجل الرسمي والدائم الذي تدون فيه محاضر ووقائع الجلسات الإدارية للشركة.

• ما هي مواعيد اجتماعات مجلس الإدارة؟

  يجتمع مجلس الإدارة مرتين في السنة على الأقل بدعوة من رئيس المجلس.