خطوات إدارة المشروع هي الأساس لظهور كل مشروع ناجح ويتم تقديمها لك كأحد الأشياء الضرورية لجميع الأشخاص الذين هم على وشك بدء مشروعهم الخاص. تحديد الهدف المنشود من المشروع والعمل على تحقيقه.
يعد اتباع خطوات إدارة المشروع من الاستراتيجيات المهمة لإكمال المشاريع بطريقة مضمونة وناجحة ، ولا تختلف هذه الخطوات حسب حجم المشروع حيث يمكن اتباعها أثناء العمل في أي مشروع بغض النظر عن حجم الموارد المتاحة. لذلك ، من المهم لمديري المشاريع أن يكونوا على دراية بهذه الخطوات.
خطوات إدارة المشروع
بشكل عام ، يحتاج أصحاب المشاريع إلى اتخاذ خطوات واعية في مشاريعهم لتحقيق الأهداف المتوقعة ، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال الإحاطة بالخطوات التي يضعها علم إدارة المشاريع الحديث أمامنا ، والتي تتناول بشكل صحيح جميع جوانب إدارة المشاريع وتقدم لأصحاب المشروع في شكل خطوات مدروسة ومفصلة جيدًا ، وهي
- تحديد الأهداف.
- التعريف بالإطار العام للمشروع.
- تطوير المهارات اللازمة.
- توزيع الواجبات والمسؤوليات.
- حدد قائمة بالمخاطر المحتملة.
- تحديد وإدارة نوع الاتصال.
- تطوير خطة ب (خطة ب).
- التخطيط الواقعي.
- مراقبة الميزانية وإدارتها.
- إقامة علاقات جيدة مع المستثمرين.
يضع اهداف
الخطوة الأولى في إدارة أي مشروع وضمان نجاحه هي تحديد الأهداف المراد تحقيقها من خلال إنشاء المشروع. إن تحديد الأهداف ، خاصة في المرحلة الأولى من المشروع ، يسهل توجيه المشروع في تدفق ثابت ومحدد ، بالإضافة إلى تحديد المهام والأولويات الرئيسية وتوزيعها بشكل مناسب.
فائدة الخطوة الأولى في إدارة المشروع هي أن يكون لدى صاحب المشروع رؤية واضحة ودقيقة لأهداف المشروع ، ومستقبله ، واتجاهه ، ونقاط القوة والقصور ، وكيفية العمل في الفترات القادمة ، ويفضل أيضًا مشاركة هذه الرؤية مع فريق العمل إن وجد ؛ لذلك يمكن لكل عضو في الفريق معرفة واجباته ومهمته في هذا المشروع.
مقدمة للإطار العام للمشروع
لا يمكن لأي شخص إنشاء مشروع وإدارته دون فهم الإطار العام والصورة العامة للمشروع في رأسه ، والتي بدونها لا يمكنهم تحديد المهام الرئيسية التي سيوفرها المشروع للعملاء أو الأسواق ، أو التنبؤ بالتغيرات الإيجابية أو السلبية التي قد تحدث في السوق.
لن يتمكن حتى من اتخاذ خطوات حتى لا يفقد مشروعه نتيجة هذه التغييرات ، بالإضافة إلى أنه بدون الحصول على الصورة الكاملة للمشروع وكل ما يتعلق به ، لن يتمكن من إيجاد أفضل الطرق لتقليل الموارد المستخدمة والاستفادة من المشروع.
تطوير المهارات اللازمة
يجب أن يمتلك عمال المشروع مجموعة من المهارات الأساسية مثل
- القدرة على حل المشكلات.
- مهارة الاتصال الفعال.
- مهارة العمل الجماعي.
- مهارة إدارة الوقت.
بالإضافة إلى المهارات التي يحتاجها المشروع والعمل على توفيرها لمديري المشروع ؛ حتى يتمكنوا من أداء عملهم بكفاءة.
توزيع الواجبات والمسؤوليات
يعد تحديد الأدوار والمسؤوليات من أهم الخطوات في إدارة المشروع ، لأن توزيع المسؤوليات على الأشخاص الذين يعملون في المشروع يساعد مدير المشروع بشكل كبير على تقييم العمل المقدم من الأشخاص العاملين ، بالإضافة إلى ضمان أن يفي كل فرد بالمسؤوليات الموكلة إليه.
حدد قائمة بالمخاطر المحتملة
لكل مشروع ، قائم أو على وشك التنفيذ ، مخاطر محتملة مذكورة في دراسة الجدوى لمشروع قائم ، لذلك فهو أحد أسس خطوات إدارة المشروع ، لذلك يجب أن يكون مدير المشروع على دراية بجميع المخاطر المحتملة التي قد يواجهها.
تشمل المخاطر المحتملة لأي مشروع تحديد التحديات والأزمات والتحديات التي قد تعيق بدء المشروع ورفاهيته ، من خلال تحديد كل ما سبق بشكل صحيح ، بحيث يمكن لمدير المشروع والمسؤولين وضع خطط وحلول بديلة للتغلب على هذه المخاطر المحتملة.
إنشاء خطة ب “خطة ب”
هذه الخطوة تشبه إلى حد بعيد تحديد المخاطر المحتملة ، لأن هذه الخطوة ضرورية لمنع الخسائر ، لأن مدى احترافية إدارة المشروع يقاس بالخطط والحلول البديلة التي توفرها في حالات الطوارئ والتغييرات المفاجئة.
تكمن أهمية تطوير خطة بديلة في ضمان استمرارية عمل المشروع بغض النظر عن التغيرات أو الأزمات ، ولكن قبل وضع خطة بديلة من المهم للغاية تحديد بعض النقاط الرئيسية وهي
- من الضروري تحديد نقاط القوة لدى المسؤولين عن المشروع.
- تحديد الفرص الحالية حيث يمكن للمسؤولين عن المشروع تحقيق الهدف المنشود.
- الإلمام بالمخاطر والتحديات المحتملة التي قد تعيق تحقيق الهدف.
- تحديد أوجه القصور في المشروع والعمل على تعزيزها قدر الإمكان.
تحديد وإدارة نوع الاتصال
غالبًا ما يحدد نوع الاتصال بين الأشخاص كفاءة الإنتاج ، خاصة في مشاريع العمل الجماعي. لذلك ، يجب أن تكون إدارة المشروع ، بما في ذلك مديرها ، على استعداد لتوفير البيئة المناسبة التي تعزز التواصل الجيد بين الأفراد العاملين في المشروع.
يؤدي ضعف التواصل بين الأفراد وعدم التوافق وقبول الأفكار إلى فشل المشروع وعدم الأداء بشكل كبير ، ومن المهم تعزيز العلاقات مع الأطراف الخارجية المشاركة في منطقة المشروع ؛ وبالتالي ، يمكن للإدارة أن تضمن الوصول إلى الأهداف والتطلعات المرجوة.
التخطيط الواقعي
مشكلة نقص التخطيط الواقعي هي واحدة من حالات الفشل الشائعة بين مختلف أقسام المشروع. يعد الحماس مهمًا لتحقيق أهداف المشروع والبدء به على طريق النجاح ، لكن الحماس المفرط غالبًا ما يصبح أحد الأشياء السلبية التي تؤدي إلى الفشل في العمل.
يؤدي الحماس المفرط إلى وضع أهداف وخطط صعبة وغير واقعية تمامًا ، أو عدم السماح بتحقيق الموارد والأدوات الحالية للمشروع ، مما يؤدي إلى الإحباط واليأس لدى الأفراد العاملين في المشروع. لذلك ، يجب أن تكون أقسام المشروع حذرة وتعمل على تحديد أهداف واقعية تتناسب مع موارد المشروع.
مراقبة الميزانية وإدارتها
تعتبر إدارة ميزانية المشروع من الأمور الأساسية التي تحدد الشكل المستقبلي للمشروع من نواح كثيرة ، فمن المهم تحديد جميع المصروفات المتعلقة بالمشروع والقدرات المالية المتاحة والتخطيط الجيد للميزانية الحالية. لتتناسب مع احتياجات ومتطلبات المشروع.
يجب على إدارات المشروع أيضًا وضع توقعات مدروسة جيدًا للوضع الاقتصادي المستقبلي المحتمل للمشاريع وتحديد التحديات والتحديات التي قد تعيق تقدم الأعمال.
ضمان علاقات جيدة مع المستثمرين
يعد تعزيز العلاقات مع المستثمرين المهتمين بنفس منطقة المشروع من أهم خطوات إدارة المشروع. لأن التمويل الذي يمكن الحصول عليه من هؤلاء المستثمرين يساهم بشكل كبير في تطوير المشروع وضمان استمراريته في المجال.
نظرًا لأهمية هذه المسألة ، يجب على الإدارات الحرص على إقامة علاقات مع هذه المنظمات الداعمة. بالإضافة إلى مواكبة التحديثات الحديثة التي تحدث بشكل دوري حتى يتمكن المشروع من تحقيق أهدافه وتحسين موارده وأدواته.
أمثلة على المشاريع الكبيرة
خطوات إدارة المشروع ثابتة ويمكن اتباعها في أي مشروع ، كبير أو صغير ، وفيما يلي بعض الأمثلة على المشاريع الكبيرة
- إنشاء شركة تجارية.
- إنشاء نظام توزيع مياه الشرب في منطقة سكنية في الدول النامية.
- إنشاء المؤسسة وإنشاء إدارة شؤون الموظفين والإجراءات المتبعة فيها.
- إنشاء المنشآت الصناعية.