خطوات اتخاذ القرار مع مثال يساعد على تحقيق الهدف فهو حجر الأساس في عملية الإدارة ولا يقتصر على مديري الشركة بل يشمل الحياة الخاصة للفرد وتعرف عملية اتخاذ القرار بأنها عملية منطقية . وتهدف هذه العملية التي يستطيع الفرد من خلالها اتخاذ القرار المناسب بشأن مسألة ما، إلى إيجاد حلول جذرية للمشاكل التي تعيق سير الحياة المهنية أو الشخصية، وسنوضح الخطوات الأساسية لهذه العملية على النحو التالي:
جدول المحتويات
خطوات اتخاذ القرار مع المثال
القرارات الناجحة هي تلك التي تعتمد على خطوات منهجية علمية، بحيث يتمكن متخذ القرار من سرد كافة البدائل بالإضافة إلى تحديد الحالات الطبيعية وتحديد بديل واحد لكل مسألة. ويأتي المثال على النحو التالي:
1- تحديد المشكلة
إنها الخطوة الأولى في اتخاذ القرار الناجح والمناسب، وتبدأ بتحديد المشكلة التي يريد الشخص إيجاد حل مناسب لحلها، فمثلاً عندما يواجه مدير الشركة مشكلة ما، يجب عليه جمع كافة المعلومات حول المشكلة المشكلة قبل اتخاذ القرار.هل أحتاج أن أعرف ما هي المشكلة هنا؟ لماذا حدثت هذه المشكلة؟ من تسبب في هذا؟ عن طريق الحد من جميع الجوانب.
2- المشاركة في عملية اتخاذ القرار
الخطوة الثانية في اتخاذ القرار هي أن يقوم المدير بتحديد الأشخاص الذين سيشاركون في اتخاذ القرار، من يساهم في اختيار القرار ومن لديه القدرة على تحديد جوانب المشكلة؟ وما إذا كان القرار سيكون بالتصويت أم بالانتخاب أم بالأغلبية، وكذلك تحديد طريقة الانتخاب.
3- التعرف على المعوقات
الخطوة الثالثة في اتخاذ القرار هي قدرتك على التعرف على العقبات التي تقف وراء هذا القرار، من الممكن أن تكون هذه العقبات شيئا غير عادي وغريب، وعندما تنظر إلى الأمثلة السابقة قد تلاحظ أن العائق أمام اتخاذ قرارك في هذه الخطوة هو الأعضاء . تم اختيار الفريق لحل المشكلة.
أو قد لا يكون العائق هو أعضاء الفريق، بل زيادة حماس المدير لحل المشكلة ورغبته في تحقيق النجاح باتخاذ مثل هذا القرار المهم.
4- سبب القرار
بعد ذلك، إحدى خطوات اتخاذ القرار بالقدوة هي أن تسأل نفسك: ما الذي يمنعك من اتخاذ هذا القرار؟ أو ما هو السبب الدافع لاتخاذ هذا القرار، هل هو قرار لحل مشكلة تواجهها أم قرار مهم ستتخذه في المستقبل؟في هذه الخطوة، ستتمكن من وضع تحليل رسومي لجميع جوانب القرار.
لنفهم على أي أساس تم اتخاذ هذا القرار؟ وفقا لكثير من العلماء، لا بد من تحليل البيانات لتساعدك على اتخاذ القرار، فلا تهمل هذه الخطوة فهي في غاية الأهمية.
5- إيجاد الحلول
هذه الخطوة مهمة جدًا لأنك ستتمكن من التوصل إلى العديد من الحلول بمجرد فهم ودراسة جميع جوانب المشكلة أو القضية المهمة التي يتعين حلها، وبالنظر إلى الخطوات السابقة، في هذه الخطوة يجتمع مدير الشركة مع فريق العمل. للعثور على عدة حلول مختلفة لهذه القضية.
ومع كثرة القرارات التي يتخذها، يبدأ المدير في جمعها والحكم عليها من حيث الكمية وليس من حيث الجودة، والهدف هنا هو جمع الحل المنطقي، مع مراعاة الظروف والاحتياجات المناسبة للشركة.
6- جمع الحلول
بالإضافة إلى ما سبق وبعد اتباع خطوات اتخاذ القرار السابقة، يبدأ المدير في جمع كافة الحلول المبتكرة خلال الاجتماع مع فريق العمل من خلال وضعها في شجرة متفرعة، أي وضع المشكلة في خطة الحل. يقع في المنتصف وتتفرع الحلول. “الخطوة تساهم في التوصل إلى حل مناسب ومناسب”
7- تقييم الحلول
في هذه الخطوة يبدأ المدير بالنظر إلى الحلول المقدمة من قبل فريق العمل ويقوم بتقييم كل خيار معروض فيما يتعلق باحتياجات الوضع الحالي للشركة، هل يتناسب مع الوضع الحالي للشركة؟ ومن أجل الوصول إلى القرار الصحيح وتحقيق المزيد من النجاح، لا بد من العمل بشكل جيد في هذه الخطوة.
8- إعلان القرار وتنفيذه
بعد أن يختار المدير الخيار الذي يناسب احتياجات الشركة، يبدأ بإعلان قراره لفريق العمل والتفكير فيما إذا كان هذا القرار هو القرار الصحيح حقًا. ثم قم بتوزيع القرار على موظفي الشركة وقد تواجه بعض الصعوبات في عملية تنفيذ القرار.
ما يظهر على الورق ليس مثل ما يظهر على أرض الواقع، وفي هذه المرحلة من اتخاذ القرار عليك أن تكون مرناً لحل أي مشاكل قد تواجهك أثناء التنفيذ وتقبل النقد حتى تحقق النجاح الذي تريده.
9- توثيق وقياس النتائج
عليك عزيزي أن تعلم أنك تقوم بتوثيق جميع خطوات عملية اتخاذ القرار، بدءاً من اختيار فريق العمل وحتى تنفيذ القرار، وكذلك ما إذا كانت النتائج يتم قياسها، لأنها مهمة جداً، وذلك من خلال الاطلاع على سواء كانت النتيجة هناك أم لا. هل القرار المتخذ مرضي؟ أم أننا بحاجة إلى النظر مرة أخرى واتخاذ القرار مرة أخرى؟
المهارات المطلوبة عند اتخاذ القرارات
هناك العديد من المهارات المتعلقة باتخاذ القرارات السليمة والدقيقة التي يجب أن يتمتع بها مدير الشركة أو المعلن حتى يتمكن من التوصل إلى الحلول، وتتمثل في النقاط التالية:
- الاعتراف بالتوتر والخوف الذي يصاحب عملية اتخاذ القرار.
- الحصول على قسط كافٍ من النوم حتى يتمكن الفرد من التفكير بوضوح.
- تحديد الأولويات بوضوح.
- الالتزام بالقرار والاستمرار في تنفيذه.
- لا تتعجل في اتخاذ القرار وخذ وقتاً للتفكير.
- لا تدع الآخرين يؤثرون على القرارات الفردية.
أساليب اتخاذ القرار
وحتى نتمكن من اختيار الحل الناجح والمناسب لحل المشكلة يجب علينا اتباع إحدى الطرق التالية:
- الطريقة الحتمية: تعتمد هذه الطريقة على القرار الفردي للشخص دون مراعاة الآراء الأخرى وبالتالي فهي غير مناسبة لبيئة العمل.
- طريقة مرنة: وهذا الأسلوب هو عكس الأسلوب الحتمي حيث يعتمد على قبول آراء الآخرين والاستماع إلى مجموعة متنوعة من الآراء للوصول إلى أفضل قرار ممكن.
- الطريقة التسلسلية: ويعتمد على تحديد سلسلة من المراحل أو الخطوات التي يتم تنفيذها واحدة تلو الأخرى، مع مراعاة تحديد بداية ونهاية لكل مرحلة.
خصائص القرار السليم
لكي يكون القرار المتخذ سليماً، وأن يكون إضافة للوضع الحالي أو حلاً لمشكلة أو قضية تحتاج إلى حل، لا بد أن يكون له ميزات متعددة، وسنتحدث عن بعض هذه الميزات على النحو التالي:
- ويعتبر القرار إيجابيا لأنه يترك أثرا إيجابيا في حياة الناس.
- إمكانية الاستنساخ من قبل الآخرين.
- وينبغي قبول التحليل عندما يكون مرتبطا بفترة زمنية محددة.
- القرار واقعي ولا يعتمد على العواطف.
معوقات اتخاذ القرار
هناك العديد من العوائق التي تؤثر على عملية اتخاذ القرار، مثل عدم جمع المعلومات الكافية عن القضية المراد البت فيها، وعدم الثقة في القدرات الفردية، والخوف المفرط من عواقب اتخاذ القرار.
كيف نتعامل مع معوقات اتخاذ القرار؟
ومن أجل التغلب على العقبات التي تعترض عملية اتخاذ القرار والوصول إلى حلول أفضل، لا بد من مراعاة بعض المسائل: كما ذكرنا من قبل، فإن عملية اتخاذ القرار صعبة وتتطلب الصبر، ومن الضروري أيضاً أخذها في الاعتبار. القضايا التالية:
- التفكير الهادئ والعقلاني مع إتاحة الوقت الكافي للقيام بذلك.
- حدد المشكلة وحددها جيداً قبل البدء في حلها، لأنه يقال إن تحديد المشكلة يمثل نصف الحل.
- جمع المعلومات الدقيقة والمناسبة: أكبر عائق أمام عملية اتخاذ القرار هو كثرة المعلومات المتضاربة وغير المفيدة.
- وضع الحلول والخطط البديلة.
- تقييم وتصفية الحلول والبدائل واختيار الأفضل منها.
- إن معرفة عواقب الاختيار كصانع قرار يجب أن يأخذ في الاعتبار الجوانب السلبية والإيجابية.
- اختيار البديل الذي يناسب قيم الشخص ومبادئه ومعتقداته.
- محاولة التغلب على الخوف والتردد الذي يصاحب عملية اتخاذ القرار.
- تحديد الخطوات المطلوب تنفيذها خلال فترة زمنية معينة لمتابعة تنفيذها.
العوامل المؤثرة على اتخاذ القرار
وبعد شرح مراحل اتخاذ القرار بمثال ننتقل إلى توضيح العوامل المؤثرة على اتخاذ القرار. وأبرز هذه الأمور هي:
- سيكولوجية متخذ القرار: عندما يرتبط اتخاذ القرار بشخص يتميز بالحكمة والاستقرار النفسي، فإن فرص نجاح تنفيذ القرار تكون أعلى على المدى القصير أو الطويل.
- وقت: الوقت عامل مهم في نجاح القرار أو فشله؛ خاصة إذا كان القرار مرتبطا بقرار آخر، مثلا إذا كان قرار الطلاق مرتبطا بقرار آخر وهو الزواج.
- للمشاركه: كلما زادت المشاركة في عملية اتخاذ القرار، زادت فرصة نجاح هذا القرار، ولكن هناك أيضًا بعض القضايا المحددة التي يجب على الفرد أن يقررها بمفرده.
- العوامل البيئية: من الواضح أن الظروف المحيطة بالشخص تؤثر على قراراته، فمثلاً قرار الشخص بتغيير وظيفته يعتمد على الوضع الاقتصادي للبلد والوضع الاجتماعي للشخص.
نصائح لتسهيل عملية اتخاذ القرار
يواجه الكثير من الأشخاص صعوبات كبيرة في اتخاذ القرار، فالأمر ليس سهلاً كما يظن البعض، بل على العكس، تمر العملية بمراحل وخطوات عديدة تحتاج إلى الاهتمام والدراسة جيدًا للوصول إلى نتيجة مرضية من القرار المتخذ. . وفيما يلي سنوضح بعض الإرشادات التي ستساعدك في ذلك:
- ركز على أن تكون صادقًا مع نفسك وأن تصف الموقف الحالي بدقة دون الإفراط في الإحباط أو التفاؤل.
- عدم التأثر بتجارب وكلام الآخرين لأن لكل منا تجربته وتجاربه الحياتية.
- أبحث عن الحلول المستخدمة سابقًا لأنها تتمتع بمعدل نجاح أعلى نسبيًا من غيرها.
- قم بتوظيف من لديهم خبرة أكبر.
- التعلم من تجارب الماضي.
بغض النظر عن حجمها، يجب على الفرد أو المنظمة اتخاذ قرار من أجل تحقيق الهدف المنشود، وهذا يعتمد على خطوات واعية.