ما هي طريقة الرد على البريد الإلكتروني الرسمي؟ ما هي الطريقة لكتابة هذا؟ هناك من يستقبل الرسائل عبر البريد الإلكتروني، لكنه لا يعرف الطريقة الأمثل للرد على هذه الرسائل بطريقة رسمية ومناسبة، وفي هذا الموضوع سنتعرف على كيفية الرد على البريد الإلكتروني الرسمي. .
جدول المحتويات
كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني رسمية؟
إذا حصل شخص ما على وظيفة عبر بريد إلكتروني رسمي، فيجب عليه الرد على هذا البريد الإلكتروني بالقبول أو الرفض، ويجب أن يكون ذلك بالطريقة الأكثر أدبًا وملاءمة، هناك عدد من الخطوات للرد على البريد الإلكتروني الرسمي. -الرسائل وهذه الخطوات هي كما يلي:
- نكتب تحية احترافية في بداية الرد.
- نشير إلى اسم الشخص المسؤول عن إرسال البريد الإلكتروني.
- نكتب محتوى الرد بطريقة مهذبة ومختصرة.
- نحاول أن نظهر التقدير والاحترام قدر الإمكان.
- إذا كان هناك عرض، نقبله أو نرفضه.
- وأخيراً تم توقيع البريد الإلكتروني.
الرد على رسالة بريد إلكتروني رسمية باللغة الإنجليزية
لا يختلف الرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية كثيرًا عن الرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية، حيث يوجد قالب محدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية عبر:
1- البدء بالتحية
يجب أن تبدأ رسالة البريد الإلكتروني الرسمية بتحية للمرسل إليه. إذا كانت علاقتك قوية مع المحاور، فمن الأفضل استخدام كلمة VALUABLE ENGY. في حالة العلاقة الرسمية يتم استخدام كلمة DEAR MR ENGY وفي حالة كانت العلاقة قريبة جدًا يمكن استخدام HELLO ENGY.
إذا كان اسم الشخص المخاطب غير معروف، يفضل استخدام كلمة “إلى من يهمه الأمر” أي “إلى من يهمه الأمر”، أو نستخدم كلمة “سيدي العزيز”. /ملكة جمال.” وتعني سيدي العزيز أو السيدة العزيزة.
2- شكر المرسل إليه
إذا قام الشخص بالرد على البريد الإلكتروني الرسمي السابق وكنت تريد الرد، فيجب أن تقول شكرًا لك على استجابتك السريعة، أي شكرًا لك على ردك، أو نستخدم كلمة شكرًا لك على الرد.
ننصحك بالقراءة
3- تحديد الهدف
لكي تصل مباشرة إلى الغرض من إرسال البريد الإلكتروني، تأكد من التحدث في بداية البريد الإلكتروني، واحرص على عدم تطويله أو تفويت التفاصيل، ويجب أن تكون هذه الرسائل قصيرة وواضحة.
كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني الرسمية؟
التنسيق الرسمي المستخدم في مجالات الأعمال هو البريد الإلكتروني الرسمي أو في المدارس والمستشفيات وما إلى ذلك. يتم استخدامه في قطاعات العلوم والخدمات. يتم التعامل مع هذه الصناعات أو الشركات على أنها رسمية، لذلك إذا كنت تريد كتابة بريد إلكتروني رسمي، عليك الانتباه إلى بعض النقاط. النقاط التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار هي:
- حفظ بيانات المرسل والمستلم: يعتبر هذا العنصر نقطة البداية للبريد الإلكتروني، حيث يتم كتابة اسم وعنوان الشخص الذي يتلقى الرسالة، وكذلك اسم وعنوان المرسل.
- تحية عربية: يجب على المرسل أن يكتب تحية رسمية للمستلم. ومن أمثلة هذه التحيات: (أهلاً، صباح الخير، مساء الخير، تحية طيبة وما بعدها،…).
- الاختصار عند كتابة المحتوى: يجب على الشخص الذي سيقرأ البريد الإلكتروني أن يكون على دراية بجميع بيانات البريد الإلكتروني؛ لذلك يجب أن تكون البيانات مختصرة، وتجنب الإطالة أو الفقرات الطويلة، وحاول استخدام النقاط النقطية عند شرح التفاصيل.
- كتابة الخاتمة المهنية: لا تنهي البريد الإلكتروني فجأة وتكتب خاتمة مهذبة ومهنية. ويتضمن هذا الاستنتاج بعض أشكال التحية واستخدام العبارات المناسبة: (أطيب التمنيات، أطيب التمنيات، خالص الشكر، ……).
- حفظ بيانات المرسل: وأخيراً يتم كتابة بيانات المرسل، وتتكون هذه البيانات من كتابة اسمه الكامل وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والصفحة الرسمية وغيرها من معلومات الاتصال.
إقرأ أيضاً:
تعليمات كتابة البريد الإلكتروني باللغة العربية
عندما يقوم شخص بكتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية ويريد كتابته بأفضل طريقة، عليه اتباع بعض التعليمات كما يلي:
- عندما تتم كتابة الرسالة رسميًا، يجب أن تكون اللغة المكتوبة هي اللغة العربية ويجب تجنب اللغة اليومية.
- يجب علينا الابتعاد عن الرسائل أو الرموز التعبيرية لأن هذه الأنواع من الرسائل لا تتوافق مع الأساليب الرسمية لكتابة البريد الإلكتروني.
- تجنب الأخطاء الإملائية والكتابة باللغة العربية الصحيحة بدون أخطاء نحوية والتأكد من ذلك قبل الإرسال.
- قبل إرسال البريد الإلكتروني، يجب قراءته بصوت عالٍ للتأكد من دقته أو استشارة مراجع اللغة للتأكد من دقة البريد الإلكتروني.
إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا، فيجب أن تكون حريصًا على عدم الإطالة في الموضوع والدخول مباشرة في صلب الموضوع من خلال الحفاظ على أسلوب مهذب في التحدث.