طريقة كتابة تقرير العمل سهلة وبسيطة ويرغب الكثير من الأشخاص في معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة تقرير العمل وذلك لأهمية تقرير العمل الكبيرة والحاجة إليه مرات عديدة ولذلك يجب أن يكون دقيقا وله العديد من الأهمية ينبغي إضافة النقاط. سنناقش المناقشة حول كيفية كتابة تقرير العمل لجعله يبدو جيدًا ومثيرًا للاهتمام.
جدول المحتويات
كيفية كتابة تقرير الأعمال
كتابة التقرير هي عبارة عن صياغة بعض البيانات والمعلومات الأساسية التي تتلخص في نقاط بطريقة محددة ولها أهمية كبيرة بالنسبة للمنظمات، لذلك يجب تنفيذها بشكل صحيح، ولكن هناك بعض الخطوات المهمة التي يجب اتباعها لكتابة التقرير. تم تضمينها بشكل صحيح في تقرير الدراسة ومذكورة على النحو التالي:
1- تحديد موضوع التقرير
تعتبر هذه الخطوة هي الخطوة الأولى في كتابة التقرير، لذا عليك أولاً الإشارة إلى جميع المعلومات التي يريد الشخص التحدث عنها في التقرير، فهذا سيساعده على تنظيم أفكاره بالطريقة اللازمة وكتابتها بدقة وسهولة . إذا كانت هناك تعليمات أو قواعد خاصة للطرف الذي يتم إرسال التقرير إليه، فيجب عليك معرفتها جيدًا حتى يتمكن الطرف الآخر من فهمها بسهولة.
2- البحث عن المعلومات
يجب عليك البحث عن المعلومات المكتوبة في التقرير من مصادر موثوقة والاستعانة بالكتب الموجودة في المكتبات للوصول إلى المعلومات التي تريدها، وفي ظل التطورات التكنولوجية التي نشهدها، يمكن العثور على كافة المعلومات عبر الإنترنت، ولكنها موثوقة. يجب أن يتم اختيار المواقع مثل المواقع الحكومية على وجه التحديد وكتابتها بشكل مناسب. يجب أن تكون منتظمة. عند استخدام معلومات من مصدر يفضل تحديد المرجع.
3- المنهج العام للتقرير
والمقصود بالمنهج العام هو كتابة الأفكار داخل التقرير وهو مقسم إلى عدة أمور مثل كتابة الفصل والسطور الفرعية للعريضة، وكتابة الفقرة في نقاط متتابعة سيتم فيها عرض الأفكار. كتابة الجمل بشكل مرتب ومرتب حتى تصل الأفكار بشكل أقوى، تحتاج إلى بعض المخططات والرسومات، لذلك هناك بعض التقارير التي تجعلك تنتبه.
4- مشروع التقرير
واستمراراً للحديث حول كيفية كتابة تقرير الدراسة، يجب كتابة نسخة أولية من التقرير تسمى مسودة بحيث يمكن تعديلها وتعديلها بسهولة حتى الوصول إلى الشكل النهائي الذي يرغب فيه مؤلف التقرير. ويفضل اتباع بعض التعليمات كالتالي:
“صفحة العنوان، حجم الخط، جدول المحتويات، الحواشي، وصف بسيط لمقدمة التقرير، والغرض منه، والاستنتاجات التي تم التوصل إليها، والخاتمة والدليل المعلوماتي.”
ويجب أن تتضمن النتائج الواردة في التقرير بعض النقاط المهمة مثل “ما هي النتائج التي تم تحقيقها، ما هي القضايا المطروحة، ما هي معايير قياس الأداء، ما إذا كانت جميع الفرضيات التي تم التوصل إليها قد تمت مراجعتها والتحقق منها بشكل جيد”. “.
5- فحص التقرير
بعد الانتهاء من كتابة التقرير، يجب عليك الاطلاع عليه بالكامل من البداية إلى النهاية والتحقق منه جيدًا لأنه قد يكون هناك بعض الأخطاء المطبعية ويجب أن تتطابق جميع المطالب والأهداف الفعلية مع ما ورد في التقرير. يمكنك استخدامه عندما لا يكون من الممكن إجراء مراجعة شاملة.
ومن الجدير بالذكر أن المقدمة المكتوبة في بداية التقرير يجب أن تحتوي على بعض الأسئلة التي سيتم الإجابة عليها في الأقسام التالية من التقرير: ما هي المشكلة؟ ما هو الغرض من التقرير؟ ما سبب المشكلة؟ إن أساليب وعوامل حل المشكلة تحفز القارئ على مواصلة قراءة التقرير أكثر من أهم الاستنتاجات التي تم التوصل إليها.
ننصحك بالقراءة
المراحل الأساسية لكتابة التقرير
وأثناء الحديث عن كيفية كتابة تقرير الدراسة نشير إلى أن هناك عدة مراحل يجب معرفتها واتباعها لأنها تساعد في كتابة التقرير بشكل صحيح وتتمثل في النقاط التالية:
- عليك أن تفكر جيداً وتحدد هدفك من كتابة التقرير لأن ذلك سيساعد الشخص على الكتابة بدقة ووضوح لاحقاً.
- بعد تحديد الهدف من الموضوع يجب عليك جمع كافة المعلومات التي يحتوي عليها والتي تساعد في كتابة التقرير وتتوافق مع المعلومات المراد تضمينها، لذلك في هذه الحالة يمكن الاستعانة ببعض المراجع للتقرير. يمكن الوصول بسهولة إلى الكثير من المعلومات.
- وبمجرد انتهاء الشخص من جمع معلوماته، عليه أن يبدأ في تنظيم الأفكار الرئيسية التي سيتم إدراجها في التقرير في البداية ويمكنه ذكرها في نقاط حتى يتمكن من عرضها بشكل دقيق ضمن التقرير.
- وبمجرد أن ينتهي المرء من تنظيم أفكاره، عليه أن يبدأ في تحليلها جيداً والتحقق من مصدر صحتها قبل البدء في ذكرها في تقريره.
- عند الانتهاء من كل ما سبق، يبدأ كتابة التقرير كمسودة أولية يتم فيها تحديد أوضح معاني التقرير وفكرته الأساسية والمعلومات التي تم الحصول عليها والأدلة. ويقوم بتنسيقه كما يشاء ثم يفحصه في النهاية للتأكد من احتواء التقرير على كافة البيانات.
أنواع التقارير
عند الحديث عن كيفية كتابة تقرير الدراسة نرى أن هناك أنواع عديدة لكتابة التقرير وكل نوع يختلف عن الآخر، لذا عليك التعرف عليها جيداً وتتضمن ما يلي:
- التقارير الرسمية: في أغلب الأحيان، يكون عبارة عن أطروحة علمية مقدمة إلى جهة رسمية موثوقة، لذا يجب أن تحتوي على بعض النقاط المهمة مثل: رسالة الرسالة التي يذكر فيها لمحة بسيطة عن محتوى التقرير، صفحة العنوان، الملخص التنفيذي، جدول المحتويات المذكورة في التقرير، مقدمة، تقرير، خاتمة، قائمة المراجع، يضيف.
- تقارير غير رسمية: وينقسم هذا التقرير إلى نوعين، طويل وقصير، ويتضمن عنوان التقرير ونطاقه والغرض منه، ومقدمة تحتوي على محتوى الموضوع وما ناقشه واستنتاجاته، وبعض الجوانب الأساسية على النحو التالي. وفي النهاية يوجد قسم للخاتمة حيث يتم ذكر بعض النقاط التي تم التوصل إليها., لكن التقارير الطويلة تحتوي أيضًا على أشياء أخرى، مثل العناوين الفرعية والجداول والرسوم البيانية.
- تقارير الفحص والصيانة: يتناول هذا التقرير فحص وفحص العقارات والمباني ومعرفة حالتها والتعرف عليها وتحديد ما إذا كانت مبنى سكني أو تجاري، ويتضمن بعض النقاط المهمة مثل الملخص التنفيذي في البداية ومحتوى التقرير. ، النتائج والملاحق.
- تقرير التطور: ويتضمن هذا التقرير بعض النقاط المهمة حول الدراسة؛ على سبيل المثال: العنوان الرئيسي، الملخص التنفيذي للدراسة، ذكر حالة الدراسة والإنجازات، وملخص مختصر لما تتناوله الدراسة في النهاية. بالإضافة إلى محتوى التقرير، تم ذكر الموعد النهائي للتقرير التالي وما إذا كان سيتم تقديمه خلال أسبوع أو شهر.
- التقارير الدورية: من خلال هذا التقرير يقدم الموظفون بعض البيانات والمعلومات المهمة للمديرين المعنيين، لذا يجب أن يتضمن العنوان الرئيسي للتقرير موضوعات مثل نوع التقرير وتاريخ تقديمه وهوية الشخص الذي كتب التقرير والقرارات المتخذة وما إلى ذلك. . والنجاح الذي تحقق والأهداف المستقبلية للدراسة.
- تقرير الوظيفي: يتضمن هذا النوع العديد من أنواع التقارير المختلفة، مثل التقارير المحاسبية، والتقارير المالية التنظيمية، والتقارير التسويقية، والعديد من الأنواع الأخرى.
- التقارير العمودية: وهو هذا النوع الذي يتم كتابته من المديرين إلى الموظفين ويتم توصيله إلى كبار مديري المنظمة أو من الموظفين إلى المديرين، حيث تكون جميع القضايا المتعلقة بالمنظمة وكيفية تنفيذ العمل معروفة.
مميزات كتابة التقارير
في ضوء الحديث عن كيفية كتابة تقرير الدراسة، يتضح أن هناك بعض الميزات المهمة التي يجب أن يعرفها كاتب التقرير، والتي لها أهمية كبيرة وتجعل التقرير أكثر دقة وفعالية:
- ويجب أن تكون جميع المعلومات المذكورة دقيقة وصحيحة، ويجب شرحها بطلاقة دون الإفراط في الكلام أو تضليل القارئ.
- وحتى لا يشعر القارئ بالملل أثناء القراءة والاكتفاء بذكر المعلومات المهمة فقط، يفضل كتابة المعلومات والقضايا المهمة بطريقة مختصرة دون إطالة الأمر، مما يمنع القارئ من إكمال قراءته للنهاية.
- ويجب أن يكون التقرير مكتوباً بشكل واضح ليسهل على القارئ معرفة ما يتضمنه، ويأخذ في الاعتبار جميع الظروف المعروضة على المنظمة التي يصدر عنها التقرير.
أهمية تقرير الأعمال
يجب أن تعلم أن لها أهمية كبيرة في نطاق كيفية كتابة تقرير العمل وتستخدم دائماً في المؤسسات والشركات الكبيرة، ونتطرق إلى أهميتها فيما يلي:
- يستخدم تقرير الدراسة كأداة اتصال لنقل كافة المعلومات الهامة بين جميع المؤسسات والوحدات الإدارية.
- يعتمد التقرير في النهاية على البحث والتحليل اللاحق لجميع البيانات التي تم الحصول عليها لتوضيح المعلومات الرئيسية بدقة.
- من الممكن الحديث عن أكثر من قضية عمل مهمة من خلال التقرير وعرضها بطريقة سلسة وبسيطة.
- فهو يساعد المديرين على تعلم أفكار جديدة من الموظفين تساهم في زيادة الإنتاج ومزيد من نجاح الأعمال.
- ويمكن استخدامه كتوثيق للعمل كمرجع في أي وقت.
- كتابة المعلومات والنتائج المتحصل عليها في التقرير بلغة منظمة وبسيطة تضمن تعريف القارئ بالعمل في وقت قصير وعدم ملله أثناء قراءته.
- من المفيد معرفة مدى أهمية تحقيق النتائج والأهداف الموضحة في التقرير.
- وبهذه الطريقة يستطيع المسؤولون معرفة الصعوبات التي يواجهها الموظفون في العمل.
- ويمكن استخدام تقرير الدراسة في وضع خطة لتنفيذ بعض القضايا المهمة التي ستفيد المنظمة بشكل كبير في المستقبل.
نصائح هامة حول إعداد التقرير
عندما ننظر إلى كيفية كتابة تقرير العمل، نرى أن هناك بعض النصائح المهمة التي يجب عليك معرفتها لإعداد التقرير بشكل صحيح، وهي كما يلي:
- قبل كتابة التقرير يجب عليك تحديد الفئة التي سيتم إرساله إليها وإلى أي مدى تحتاج المعلومات المراد ذكرها.
- ويجب شرح محتوى التقرير بشكل بسيط وفي نفس الوقت مثير للاهتمام حتى يستمر القارئ في إكماله حتى النهاية ولا يمل.
- وحتى لا تفقد مصداقيته التي تعتبر أهم عنصر في التقرير عليك التأكد من دقته قبل كتابة المعلومات في التقرير.
- عند كتابة تقرير العمل، يجب أن يكون الكاتب شخصًا محايدًا وموضوعيًا، لا يهتم إلا بمصالح العمل، ولا يتحيز لأي شخص أو لآرائه الشخصية، ولا يتطرق إلا إلى القضايا المهمة.
- يجب عليك الحفاظ على شكل التقرير ومحاولة جعل المقدمة مثيرة للاهتمام بحيث تجذب انتباه القارئ وأيضا جعل الخاتمة مثيرة للاهتمام حتى يشعر بأن التقرير مهم حقا.
- ويمكن، إذا رغبت في ذلك، إضافة جدول رسومي لبعض الأفكار الواردة في التقرير، مما سيسمح للقارئ بفهم المعلومات في وقت قصير.
- تجنب استخدام الرموز الغريبة أثناء إعداد التقرير حتى لا يواجه القارئ صعوبة في قراءته، لذا يجب أن تكون جميع الكلمات مفهومة.
- يجب عليك مراجعة التقرير بعناية والتأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية فيه، لأن ذلك قد يؤثر على التقرير ويجعله غير واضح.
- في حالة حدوث مشكلة في العمل يجب الحرص على تقديم أفضل الحلول التي تساعد على حل المشكلة ومنع تكرار المشكلة.
التقارير الدراسية لها أهمية كبيرة ويمكن أن يتم من خلالها الكثير، لذلك يجب أن تكون مكتوبة بدقة وصحيحة، ويجب أن تكون مراحل ومراحل الكتابة معروفة جيدا حتى يمكن نقل كافة المعلومات والنتائج إلى القارئ دون أي مشاكل .