يحتوي نموذج الخطاب الرسمي الجاهز للطباعة على أشكال مختلفة وتنسيق محدد للكتابة نقدمه لك في هذا الموضوع ، حيث يُطلب حاليًا من العديد من الشركات والمؤسسات المتقدمين كتابة خطاب رسمي إلى الشركة والخطاب الرسمي هو خطاب يتم إرساله إلى وكالة حكومية معينة ، وهناك أكثر من تنسيق واحد للخطابات الرسمية للجهات الحكومية التي تحقق الغرض المقصود.
جدول المحتويات
خطابات رسمية حكومية
الرسائل الرسمية من نوعين ، الأول هو خطاب رسمي من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى ، والثاني هو رسالة رسمية من الأفراد إلى الجهات الحكومية.
يختلف محتوى الخطاب الرسمي أيضًا ، حيث توجد خطابات رسمية لتقديم شكوى ، بالإضافة إلى رسائل أخرى تهدف إلى إكمال الإجراءات الرسمية لإكمال مهمة معينة.
أما شكل الخطاب الرسمي ، فلا يهم إذا كان موجهاً من جهة حكومية إلى أخرى أو من شخص إلى جهة حكومية ، حيث أن الخطاب الرسمي بأي حال يحتوي على عناصر معينة يجب أن تكون حاضرة لتحقيق الغرض من الخطاب.
لذلك فإن عدم العثور على الشخص المناسب للمساعدة في كتابة خطاب احترافي سيؤدي إلى لجوء المرء إلى الارتجال ، مما يجعل المحادثة غير مناسبة ويفتقر إلى الاحتراف وليس في مصلحة الحكومة.
قالب خطاب رسمي قابل للطباعة
في الفقرات التالية ، نقدم نموذجًا وشكلًا احترافيًا للكتابة الرسمية ، حيث إن عدم تضمين عناصر معينة وعدم كتابتها في نموذج رسمي معين قد يؤدي إلى عدم التعرف عليها من قبل بعض الجهات الحكومية ، وفيما يلي نقدم نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة.
كتابة الخطاب الرسمي
هناك أشياء معينة يجب اتباعها عند كتابة خطاب رسمي موجه إلى أي وكالة حكومية ، رسمية أو خاصة ، وتشمل هذه
1 نوع النص الرسمي
هناك أنواع مختلفة من الرسائل الرسمية التي تتشابه بشكل عام مع بعضها البعض ، ولكن يختلف أسلوب محتواها باختلاف نوع الخطاب ، لأن هناك رسائل مرسلة من شخص إلى جهة حكومية لتقديم شكوى أو استكمال بعض الإجراءات الرسمية ، وقد يكون هذا الشخص يعمل في نفس المؤسسة أو يستفيد من خدماتها بطريقة أو بأخرى.
هناك أيضًا رسائل رسمية مرسلة من جهة حكومية إلى أخرى ، وهناك خطابات رسمية مكتوبة من جهة حكومية إلى شخص معين وتبلغه بموضوع معين ، وبشكل عام تختلف هذه الرسائل ببساطة عن بعضها البعض ، ولكن يجب أن تكون جميع جوانب هذا الاختلاف معروفة حتى يكون الخطاب مهنيًا وذو مصداقية رسميًا.
2 صيغة الخطاب الرسمي
لا يوجد فرق كبير في أشكال جميع أنواع الخطابات الرسمية ، والاختلاف يقتصر فقط على المحتوى حيث يجب استخدام ورق أبيض أو أصفر فاتح للكتابة ويجب أن تتضمن هذه الورقة أيضًا شعار الجهة التي تم إرسال الخطاب الرسمي إليها.
يجب كتابة النص الرسمي في برنامج Word ، بخط Arial وب 16 نقطة. إذا كان يجب كتابة النص الرسمي بخط اليد ، فيجب استخدام قلم أزرق ، وليس أسود ، لتمييز الأصل عن النسخة.
يجب ألا تكون هناك صور أو رسومات في النص الرسمي ، ولا يجب على المؤلف وضع إطار على الصفحة أثناء الكتابة ، ويجب أن تظهر الرسالة واضحة ومنظمة من خلال الحفاظ على المسافة المناسبة بين السطور أثناء الكتابة.
3 اسلوب الحرف
يجب أن يبدأ الخطاب الرسمي بتحية الجهة الرسمية أو المرسل إليه الموجه إليه الخطاب ، متبوعًا بالترحيب (التحيات ثم) ، متبوعًا باسم المرسل ، متبوعًا ببيان موجز للغرض من الخطاب الرسمي ، بشرط أن يكون الغرض من الخطاب واضحًا.
4 محتوى الخطاب الرسمي
يجب أن يكون محتوى الرسالة دقيقًا وواضحًا ، ويجب تقسيم الخطاب الرسمي إلى عدة عناصر لتوضيح الغرض الذي يرغب المرسل في توضيحه للمرسل إليه سواء كان فردًا أو منظمة رسمية.
5 اختتام الخطاب الرسمي
في نهاية الخطاب الرسمي ، يجب أن يتم شكر الشخص أو الشخص الذي تم إرسال الرسالة إليه بعبارة “شكرًا جزيلاً لك” ، ويجب كتابة اسم وتوقيع المرسل.
أهمية الخطاب الرسمي
- بشكل عام فإن الكلام له أهمية كبيرة في حياتنا على مستوى العمل أو العلاقات الاجتماعية ، حيث يعتبر وسيلة اتصال بين الناس أو المؤسسات الرسمية.
- يعد الخطاب أداة اتصال مناسبة للتواصل بين الجهات الحكومية وأنفسهم أو مع السلطات في المؤسسة التي يعمل فيها الشخص ، خاصة في حالة طلب تقديم شكوى أو اقتراح محدد.
- يوفر الخطاب الرسمي الكثير من الوقت والجهد المبذول في الذهاب إلى مؤسسة رسمية بعيدة.
- الخطاب الرسمي هو نوع من المستندات الرسمية التي يمكن الاحتفاظ بها لتوثيق مسائل معينة.
- يستخدم الكلام للإعلان عن شيء ما ، وهذا واضح بشكل خاص في خطابات الأعمال.
لتأسيس علاقة جيدة مع مديرك وتقديم خطاب شكر وتقدير ، أدعوك لقراءة موضوعنا عن
أنواع الرسائل الرسمية
1 الخطاب الإداري
الخطاب الإداري هو خطاب رسمي يقدمه المدير العام ، ويتضمن الإعلان عن بعض القضايا أو شرح تعاليم وقرارات معينة للموظفين في نطاق السلطة.
2 الخطاب التجاري
الخطاب التجاري هو خطاب رسمي يستخدم في المؤسسات التجارية للإعلان عن منتج معين. ويوجد في أعلى الخطاب التجاري الاسم والنشاط التجاري وال والسجل التجاري والشعار والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف وكل ما يتعلق بالمؤسسة الرسمية ، ويسمى الخطاب ذي الرأسية.
نصائح لكتابة خطاب رسمي
- عند كتابة خطاب رسمي ، يجب استخدام لغة واضحة لا لبس فيها.
- يجب على المؤلف أن ينظم الأفكار بشكل منطقي وأن يكون صادقًا في ذكر المعلومات الواردة في الخطاب الرسمي.
- يجب الالتزام بالموضوعية وعدم استخدام التنقيحات الإبداعية والتعبيرات الأدبية.
- يجب على المؤلف أن يذكر بإيجاز ووضوح المعلومات التي تفي بالغرض من الخطاب.
- في حالة وجود خطاب رسمي ردًا على خطاب سابق ، يجب على المرسل أن يشرح بإيجاز رقم الرسالة وتاريخها ومحتواها في الخطاب الجديد.
- عند كتابة خطاب رسمي ، يجب عليك اتباع نهج منطقي وتجنب إظهار مشاعرك الشخصية.
- تنسيق وترتيب وجبات الإفطار بشكل واضح مع مراعاة عدم الانتقال إلى العنصر الثاني دون استكمال العنصر الأول وتوضيحه بشكل كامل.
- إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا ردًا على خطاب سابق ، فيجب ترتيب الأفكار بنفس الترتيب الوارد في الرسالة السابقة.
- اكتب الرسالة في برنامج word وأضف التوقيع والأختام الرسمية في نهاية الخطاب الرسمي.
في نهاية مقالنا حول شكل وشكل الخطاب الرسمي لإحدى الشركات ، نأمل أن يكون المحتوى المقدم محل اهتمامكم ، لأننا قدمنا الأشكال والصيغ المختلفة للرسائل الرسمية للجهات الحكومية ، ونتطلع إلى تعليقاتكم على المقال ونتطلع إلى مقالات جديدة ومفيدة قريبًا.