نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

نموذج رسالة رسمية جاهزة لجهة حكومية لمساعدة العاملين أو الموظفين أو الطلاب أو أولياء الأمور في الكتابة للشركات أو الإدارات الكبيرة بالطلبات أو الشكاوى.

بما أن نمط الرسالة الرسمية إلى جهة حكومية يتطلب تنسيقًا دقيقًا وكتابة دقيقة، فسوف نتناول عرض تنسيقاتها المختلفة من خلال:

نموذج رسالة رسمية مرسلة إلى جهة حكومية

هناك أنواع عديدة من الرسائل الرسمية التي يمكن إرسالها إلى الجهات الحكومية، وكتابتها تحتاج إلى عناية ودقة في اختيار الصياغة للحصول على الطلب أو قبوله، وفيما يلي سنتناول الأشكال المختلفة للخطاب الرسمي المرسل إلى جهة حكومية. وكالة حكومية:

1- النموذج العام لخطاب من جهة حكومية رسمية

هناك العديد من أنواع نماذج الرسائل الرسمية لجهة حكومية والتي قد يحتاجها الموظفون لطلب أي أوامر من الوكالة أو إدارة الشركة. فيما يلي نموذج عام للكتابة إلى وكالة حكومية:

اليوم: …/…/….

عزيزي…مدير الشركة…

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد..

وبناء على الطلب المرفق بالرسالة أطلب قبولها لعدة أسباب سأشرحها لكم أدناه/…. ولكم جزيل الشكر والتقدير.

مرسل/……

إمضاء/ …..

تاريخ/ …. /…./….

2- نموذج الرسالة الإدارية

قالب الرسالة التنفيذية هو أحد أنواع الرسائل الرسمية المرسلة إلى الجهات الحكومية حيث يتم عمل الرسالة التنفيذية للشركة لمناقشة الأمور التجارية أو الأجور والرواتب بالإضافة إلى القرارات والأمور الأخرى التي تتخذها الشركة. وبما أنه أحد أنواع الحروف المهمة، سنعرض لك شكله أدناه:

اليوم/ …. القبول : …. /…/….

اسم المرسل/…..

وظيفة/……

السيد : ….. مدير الشركة : ….

السلام عليكم في المرة القادمة…

أعبر عن خالص احترامي وتقديري لسيادتكم على كل جهد بذلتموه من أجل نجاح هذه المؤسسة، إلا أنني أود أن أعرض على سيادتكم مناقشة حول القرارات الأخيرة التي اتخذتها الإدارة بخصوص ……. يرجى العلم أنني بحاجة إلى بعض التوضيح.

كما أود أن أشير إلى أن الموظفين في حاجة إليهم، ونود أن نأخذ هذه الطلبات بعين الاعتبار لضمان نجاح المؤسسة ومزيد من التقدم، ولنا منا خالص الشكر والتقدير والاحترام. اِمتِنان.

الشخص الذي يقدم الرسالة / …….

رقم الهاتف/ ……

إمضاء/ …….

3- نموذج الرسالة التجارية الرسمية

واستمراراً لعرض نموذج الخطاب الرسمي لجهة حكومية، سنناقش شكل النموذج التجاري المستخدم بشكل عام في الإعلان والحاجة إلى التداول، وشكل النموذج أدناه:

اسم الشركة/ ……

رقم الهاتف/ ……

رقم السجل التجاري / …..

رقم البريد الإلكتروني/….

رقم صندوق البريد/…….

شعار الشركة/ …….

موضوع.

إمضاء/ ……

ختم الشركة/……

4- نموذج من الرسالة الرسمية المرسلة إلى المدرسة

نموذج رسالة رسمية من جهة تعليمية حكومية، وهي أحد أنواع الرسائل التي يحتاجها أولياء الأمور أو المعلمون للتواصل مع إدارة المدرسة أو المنشأة التعليمية لتقديم شكوى أو أي شيء آخر. المؤسسة التعليمية العامة:

عزيزي مدير المدرسة/الإدارة…في الميدان/….

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد.

اليوم: …/ …./ … / ابني وهو طالب في مدرسة ….. المدرسة/ ….. ذهب إلى المدرسة ليأخذ دروس التعليم كعادته وتعرض للضرب المبرح على يد معلمته أثناء تواجده في الفصل. / ….. بعد السؤال عن النقاط في المنهج.

هذا هو حال وزارة التربية والتعليم…. ورغم أن الضرب ممنوع في جميع مدارس المحافظات، وخاصة الضرب الذي يترك آثاراً على الجسم ويؤثر على نفسية الطالب، إلا المعلمون/……. ولم يتبع هذه التعليمات.

لذلك أتمنى أن يتم أخذ هذا الموضوع بعين الاعتبار واتخاذ الإجراءات اللازمة بسرعة حتى لا يتأثر أبنائنا سلباً بسلطة التعليم، وأتمنى التوفيق من الله، وأتقدم بجزيل الاحترام والتقدير.

مرسل/….

إمضاء/ …..

اسم المدرسة/ …..

رقم الهاتف/ …….

5- نموذج من الرسالة الرسمية المرسلة إلى الجامعة

قد يحتاج طلاب الجامعة ذكورا أو إناثا إلى إرسال خطاب رسمي إلى سلطة الجامعة لإصلاح شيء ما أو طلب شيء من سلطة الجامعة وفي هذا الصدد يمكنك اتباع النموذج العام للنموذج أدناه عند تغيير الأساسية. موضوع:

تاريخ: …/ … /..

مرسل الرسالة/…

كلية/ ………. مجموعة موسيقية/ ……….

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته…

عزيزي مدير الجامعة / ………..

أعلم أن معاليه هو الأب الروحي للطلاب والطالبات في الحرم الجامعي، لذا أطلب الإذن من معاليه لمواصلة تعليمي في الجامعة/…… المجموعة/…………، خاصة. لأن سبب عدم التحاقي بالجامعة في الفصل الدراسي السابق هو مرضي.

ومع كامل احترامي وتقديري، أرفق لكم كافة المستندات والأوراق التي تثبت تسجيلي في تلك الجامعة، وكذلك التقارير المرضية التي تبين أن مرضي وحالتي الصحية في ذلك الوقت لم تكن مناسبة لي لإكمال دراستي.

مرسل/…..

تاريخ: …/ …/ …

إمضاء/ ……….

رقم الهاتف/ ………….

6- نموذج رسالة رسمية من الوزير

في بعض الأحيان قد يحتاج الشخص إلى مراسلة الوزارة بشأن أمر مهم وهذه دوائر حكومية حساسة حيث يحتاج المرء إلى كتابة خطاب لبقة مع مراعاة الكلمات لتحقيق النية والهدف؛ فيما يلي مثال لرسالة رسمية من إحدى الجهات الحكومية التابعة للوزارة:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

السيد/ ……….

مرحبًا..

(تكتب محتوى رسالتك بعد التحية سواء كانت شكوى من أحد أو تلبية طلب أو رسالة بناءة ويجب أن تكون واضحة وأنيقة وخالية من الأخطاء الإملائية.)

أقدم لك خالص احترامي وشكري.

مرسل/…………..

إمضاء/ ………

ختم/ ………….

رقم الهاتف/ ……….

7- استمارة اعتذار رسمية جاهزة للطباعة

تتضمن أنواع الرسائل التي قد يحتاجها الموظف إرسال اعتذار؛ فيما يلي تنسيق نموذج خطاب رسمي لإرسال اعتذار إلى وكالة حكومية:

تاريخ: …. /……./…………

عزيزي …………….. مدير الشركة / ………..

بعد تحية عطرة..

نعتذر لكم عما حدث بخصوص …….. لبعض العاملين بشركة …….. ونؤكد أنه تم اتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة، ونعدكم بعدم تكرار هذه الأخطاء مرة أخرى.

شكرا لصبرك و تفهمك.

المرسل/ ……… مدير الشركة/ ………..

رقم الهاتف/ ………..

8- نموذج خطاب رسمي للشركة

تتضمن أنواع نماذج الخطابات الرسمية التي قد يحتاجها البعض نموذج خطاب لشركة؛ ولذلك إليكم النموذج الخاص أدناه مع مراعاة تغيير محتوى الرسالة حسب الضرورة:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته…

إلى المدير العام لشركة السيد/……….

تحياتي وبعد…

يشرفني أن أبلغكم أنه تم اتخاذ القرار بترقيتي إلى رتبة أعلى، إلا أن هذا القرار شكل عبئاً نفسياً ومادياً عليّ بسبب نقلي إلى ……الفرع. أطلب من سعادتكم قبول طلبي بإتمام الترقية في وقت قريب من إقامتي.

لكن احترامي وتقديري لا ينتهي.

يقدمه لكم /………. موظف في قسم /……….

تاريخ: …. /……/……….

إمضاء/ ……….

العناصر الأساسية للخطاب الرسمي

بعد التعرف على الأشكال المختلفة للرسالة الرسمية إلى جهة حكومية، سنعرض العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها أي شكل من أشكال التواصل مع جهة حكومية رسمية، ويمكنك إنشاء النموذج الخاص بك من خلال اتباع هذه العناصر، وهذه العناصر هي كما يلي: يتبع. :

1- عنوان الرسالة

أول ما يجب كتابته رسميًا في خطاب من جهة حكومية هو عنوان الشخص الذي يرسل الرسالة، مع كتابة اسم الشارع واسم المدينة ورقم الرمز البريدي في أعلى الورقة.

إذا كان الشخص يعيش في منطقة ريفية، فعليه أن يكتب تاريخ كتابة الرسالة، بما في ذلك اليوم والشهر والسنة، على الجانب الأيسر من الصفحة، أولاً القرية ثم المدينة التي تنتمي إليها. .

2- العنوان الداخلي للرسالة

في بداية الرسالة يتم كتابة عنوان المرسل إليه مع مراعاة وجود مسافة كافية بين العنوان الداخلي والعنوان العام ثم يتم كتابة اسم الشارع ويتم الاهتمام بتحديد اسم الشخص في هذا العنوان . المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها الشخص الذي يرسل الرسالة.

1- تحية

من المهم أن يبدأ نموذج الرسالة بتحية افتتاحية وألا يحتوي على أكثر من سطرين أسفل العنوان، مثل عزيزي المدير، أو تحية لطيفة، متبوعة بعبارات تحية أخرى.

2- محتوى الخطاب

محتوى الرسالة عنصر مهم في الشكل، ويجب شرحها بعناية وبلغة مفهومة، ويجب كتابة سطرين بعد التحية، ويجب أن تكون بترتيب واضح، ويجب أن تكون سهلة القراءة والفهم. يجب أن يتم اختياره بطريقة مقنعة.

3 – الخلاصة

ومن المهم أن تنتهي الكلمة بجملة ختامية تشير إلى انتهاء المحتوى، وتتضمن كلمات التقدير والشكر مثل “شكراً جزيلا” وغيرها من الجمل.

4- التوقيع والختم

يجب أن يتم كتابة توقيع مرسل الرسالة الرسمية في نهايتها، بعد كتابة النتيجة في ثلاثة أسطر كحد أقصى أو بعد وضع ختم المؤسسة.

5- التاريخ

من المهم كتابة تاريخ إرسال الرسالة، مع تفصيل اليوم والشهر والسنة.

نصائح لكتابة نموذج رسالة رسمية إلى جهة حكومية

بعد التعرف على نماذج الرسائل المختلفة للجهات الحكومية الرسمية، هناك بعض النقاط التوجيهية التي ستساهم في كتابة الرسالة المناسبة مع تحقيق الغرض من الرسالة: وهذه النصائح هي:

• وينبغي استخدام كلمات واضحة وموجزة في الشرح.
• من المهم التأكد من أن المعلومات الواردة في الرسالة الرسمية دقيقة وصادقة.
• ويجب الالتزام بالموضوعية في الكلام، مع مراعاة تجنب الألفاظ الأدبية أو الخفايا الإبداعية.
• ومن المهم كتابة الرسالة بطريقة مقنعة ومنطقية وعدم إظهار أي انفعالات أو مشاعر أثناء الكتابة.
• يجب أن يتضمن النموذج تاريخ اليوم.
• إذا كانت مكتوبة في Word، فلا ينبغي إضافة أي إطارات أو إطارات إلى الرسالة.
• ينبغي ترتيب أفكار قالب الرسالة الرسمية مع مراعاة الترتيب.
• من المهم أن يتم تقديم محتوى الرسالة الرسمية بوضوح ودقة وإيجاز.

إن كتابة نموذج رسالة رسمية إلى وكالة حكومية ليس بالأمر الصعب إذا التزمت بأسلوب الكتابة الجيد والتنسيق المطلوب لكل نوع.