بما أن العديد من الموظفين يتعرضون لمواقف سيئة ومعاملة غير عادلة ويواجهون بعض المشاكل في العمل، فسوف نقدم لكم نموذج خطاب شكوى إدارية جاهز ومناسب، مما يدفع العامل إلى إعداد نموذج وخطاب. يقدم شكواه ويحيلها إلى وحدة الشكاوى أو الإدارة المسؤولة عن حل الشكاوى. أي الحديث عن كيفية كتابة وتقديم خطاب شكوى إدارية.
جدول المحتويات
نموذج خطاب شكوى إدارية
تعتبر الرسائل الإدارية أحد أنواع الرسائل الرسمية المتعلقة بالأعمال، وتهدف الرسالة الإدارية إلى تعزيز وتحسين الترابط بين العلاقات الإدارية القائمة في مختلف الشركات والمؤسسات، ويختلف محتوى الرسالة باختلاف الجهة المرسل إليها . ونشرح نموذج خطاب الشكوى الإدارية بالسطور التالية:
خطاب إداري يفيد بالشكوى
الى السيد المدير/…….
تحياتي من الآن فصاعدا
موضوع الشكوى الادارية/……
أتقدم إليكم بهذه الشكوى لأنني تعرضت للأذى والإساءة بشكل كبير من قبل (اسم المدعى عليه) أثناء العمل وكان ذلك خلال ساعات العمل الرسمية التي حددتها مؤسستكم.
نص الشكوى الإدارية: هذا الوضع دفعني إلى إرسال هذه الرسالة لكم للأسباب التالية:
أولاً…….
أخير……
ثالث…….
الرابع……
نهاية مضمون الشكوى الإدارية: أقدم لكم مجموعة من الملاحظات بخصوص شكواي وهي…….، هذه الملاحظات تؤكد أن لي الحق في نقل هذه الشكوى إليكم.
لك مني خالص التقدير والاحترام.
اسم المرسل/……..
إمضاء
……….
نموذج شكوى إدارية قابل للطباعة
استكمالاً لحديثنا عن نموذج خطاب الشكوى الإدارية، نرجو أن تكون مكتوبة بأسلوب احترافي، وبأسلوب مميز ومهذب، دون إزعاج أي موظف في المؤسسة أو الشركة، وأن يتم تحويلها إلى الجهة المختصة بشكل آمن، و ونشرح هذا النموذج بالسطور التالية:
إلى السيد./…….رئيس القسم/……، في الشركة/……..
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
سأحضر لك هذه الرسالة في نهاية المطاف؛ وذلك لتقديم شكوى لك بشأن أشياء قام بها زميلك والتزم بها./……..مسؤول القسم على يميني/……، حيث أني أعمل في هذا القسم منذ أكثر من ست سنوات وهذا الزميل يتجنب الالتزام بضوابط وقواعد قواعد العمل عندما بدأ العمل معي.
وإلى جانب المضايقات والظلم المستمر الذي يمارسه معي مرارا وتكرارا، فإن هذا الوضع يؤثر بشكل كبير علي ويمنعني من الإبداع والابتكار في مجال عملي كما كان من قبل. ولذلك أتقدم إليكم بهذا الطلب، راجين منكم التدخل لإيجاد الحل المناسب لهذه المشكلة. وبهذه الطريقة أستطيع أن أمارس عملي بتركيز وهدوء دون أن أتعرض لأي مضايقات، فتقبلوا شكري واحترامي.
إمضاء
……..
رقم الهاتف المحمول
……….
ننصحك بالقراءة
نموذج شكوى إلى النيابة العامة
وهناك نموذج شكوى إلى النيابة العامة بشأن قيام المعلمين بإخفاء أرقام أطفالنا، وجاءت هذه الشكوى على شكل رسالة وضحناها بوضوح بالسطور التالية:
إلى رئيس النيابة بالمحكمة الابتدائية/…….
الموضوع: بخصوص الإخلال بالواجب المهني الذي أضر بأطفالي
المشتكي/……
اشتكى المعلم منه/……
عزيزي المدير، مع أطيب التحيات.
إلا أن المعلمة التي تدعى …… والتي تعمل في …… المدرسة وتقوم بتدريس …… المادة، قامت بحجب أرقام امتحانات ابني من …… استديو القسم …… استديو ولم يسلمها. تم رفع قوائم الطلاب الناجحين وغير الناجحين إلى الإدارة لعدم توفر الدرجات وعدم قدرة مجلس القسم على الاجتماع مما يجعل إعداد أعدادهم مستحيلا.
هذا الانتهاك للواجبات المهنية والقانونية أضر بي وبابني أيضًا. ولهذه الأسباب أطلب منكم ملاحقة المعلم قضائيا، وسيكون ذلك ممكنا من خلال تقديمه للعدالة واتخاذ القرار الأنسب حسب وضعه واتخاذ كافة الإجراءات اللازمة.
أرجو أن تتقبله سيدي، ولكم مني تقديري واحترامي الذي لا نهاية له.
إمضاء
……..
نصائح هامة عند كتابة خطاب رسمي
بعد الاطلاع على نموذج خطاب شكوى إدارية جاهز للطباعة، من المفيد لك التعرف على مجموعة من الإرشادات التي ستساعدك عند كتابة الخطاب بنفسك دون استخدام النماذج الجاهزة، وهنا نوضح كافة الفحوصات و القواعد المذكورة. وينبغي ملاحظة النقاط التالية:
- الحرص على اختيار الكلمات والعبارات والعبارات السهلة والمناسبة لموقف المرسل إليه والمفهومة؛ والغرض من ذلك هو تسهيل فهم الجهة المختصة لمحتوى الرسالة.
- ومن المهم ملاحظة أن الرسالة يجب أن تظل قصيرة وموجزة، وليست ممتدة، ويجب البدء بالشكوى على الفور وبشكل واضح.
- من الضروري توخي الدقة التامة والحذر الشديد عند كتابة نموذج خطاب الشكوى الإدارية.
- ومن المهم التأكد من توثيق كافة المعلومات الواردة في الرسالة وذلك عن طريق إضافة المستندات والمعلومات إلى الرسالة.
- تأكد من أن الورقة التي تريد أن تكتب عليها شكواك هي من نوع وحجم معين، وتجنب الأوراق التي تحتوي على رسومات وألوان قدر الإمكان.
- تأكد من كتابة العناوين والعناوين بشكل صحيح وفي المكان المناسب داخل الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى وجود نسخ أخرى من هذه الرسالة.
- من الأفضل أن تفكر في ترك مسافة بين كل فقرة؛ لأن هذا يسهل على القارئ فهم الفكرة الرئيسية للرسالة والوصول إلى المعنى الصحيح.
- تأكد من تنسيق هوامش الرسالة بشكل صحيح وتطابقها مع موقع المهمة.
- ويجب استخدام المظاريف الرسمية في مثل هذه المراسلات.
- تجنب استخدام العناوين الصعبة التي يصعب فهم معناها بشكل واضح واستبدالها بعناوين مرتبة وبسيطة.
نماذج المراسلات الإدارية
بعد الاطلاع على أفضل نموذج رسالة شكوى إدارية مكتوبة ومحررة وجاهزة للطباعة، نرى أن هناك مجموعة من أنواع المراسلات الإدارية ونوضح هذه النماذج من خلال النقاط التالية:
- رسالة الإدارة الموازية: هذا النوع هو خطاب رسمي يرسله رئيس مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر مماثل لنفس الوظيفة.
- الرسالة الإدارية الناتجة: هي رسالة رسمية يرسلها مدير على المستوى الإداري إلى عامل أو مالك على مستوى إداري أقل من المرسل.
- الرسالة الإدارية أدناه: هذا النوع من الرسائل الرسمية هو تقديم خطاب إداري رسمي من قبل شخص ذو مستوى أدنى إلى إدارة أعلى مستوى.
كيفية كتابة خطاب إداري
بعد التعرف على الشكل المميز والمناسب لقالب رسالة الشكوى الإدارية لمديري الشركات والمؤسسات المختلفة، تجدر الإشارة إلى أن هناك عدد من الخطوات المهمة التي يجب عليك اتباعها عند البدء في كتابة هذه الرسالة بنفسك.
كما يساهم في تكوين هيكل الرسالة من الداخل بطريقة مناسبة وناجحة وموثوقة، ونشير إلى أهم الخطوات التي تساعد في كتابة نموذج إدارة الشكوى كما يلي:
- تبدأ الرسالة بقسم يحتوي على معلومات عن المرسل (اسم المرسل – العنوان – رقم الهاتف المحمول – تاريخ إرسال الرسالة – موضوع الرسالة – اسم المرسل إليه وعنوانه – تحية افتتاح الرسالة).
- ثم قم بكتابة عنوان الرسالة الإدارية، والذي يتكون من كتابة القسم في أعلى الرسالة والذي يتضمن عنوان المؤسسة أو الشركة بالتفصيل.
- بعد ذلك، بالإضافة إلى تدوين تصميمها في دفاتر ووثائق المنظمة، قم أيضًا بتدوين رقم الرسالة، المسمى بالاسم المرجعي، والذي يستخدم للإشارة إلى الموضوع الذي سيتم مناقشته في بقية الرسالة. .
- ثم من أعلى إلى يمين الرسالة اكتب تاريخ الرسالة ثم اسم مكان المرسل مع مراعاة اليوم والشهر والسنة.
- اكتب أيضًا اسم المرسل إليه وعنوانه باللغة العربية على الجانب الأيمن من الرسالة وأعد كتابته باللغة الإنجليزية.
- ثم اكتب التحية الافتتاحية والتي تتكون من كلمات وأقوال ترحيبية للرسائل الافتتاحية.
- ومن ثم الوصول إلى المعنى الصحيح والمرغوب باستخدام كلمات وعبارات واضحة ومفهومة يسهل على الجهة المختصة قراءتها.
- كتابة هيكل الرسالة جيداً من حيث الهدف المراد تحقيقه في الرسالة، وأن يكون الهدف قصيراً ومختصراً، وباستخدام تعبيرات سهلة ومفهومة.
- ثم اكتب في نهاية الرسالة تحية بعبارات وجمل سهلة ومناسبة خاصة بنهاية الرسالة الإدارية.
- وفي نهاية الرسالة يتم تسجيل توقيع المرسل وتوضيح القسم الذي يعمل فيه ومنصبه داخل المؤسسة.
- إذا كانت هناك مستندات تتعلق بمحتوى الرسالة، فسيتم إضافتها أيضًا إلى الرسالة.
مميزات الرسائل الإدارية
ومن الجدير بالذكر أن الرسالة الإدارية هي أحد أنواع وصيغ الرسائل الوظيفية الرسمية، وتحتوي هذه الرسائل على مجموعة من المعلومات والبيانات التي عادة ما تكون منوطة بأحد موظفي الشركة في مختلف أقسامها.
كما يمكن أن تتضمن مجموعة من القرارات المتعلقة بالمؤسسة، وتتميز الرسائل الإدارية بمزايا متنوعة، ونذكر هذه المزايا في النقاط التالية:
- كما تتميز هذه الرسائل بتعزيز الروابط بين العلاقات وجعلها جيدة ومتسامحة وتوفر التسامح بين الأطراف فيما يتعلق بمضمونها.
- ويتم تمييز المحرر والمسؤول عن كتابتها بالشكل المطلوب وإرسالها إلى الجهة المختصة لمراجعتها ومراجعتها بشكل واضح.
- فهو يساعدك على توفير الكثير من الوقت، وبذل جهد أقل لاكتشاف المشكلة الحالية وتقصير المسافة بين مواقع المراسلين المختلفة.
- تتميز الرسائل الإدارية باحتوائها على جميع البيانات اللازمة وسهولة التعبير عن القضية المطروحة.
- وتتميز هذه الرسائل بشكلها القانوني الذي يسمح للمرسل والمرسل إليه بالعودة عند الحاجة.
من المهم أن تقوم كل مؤسسة وكل شركة بإنشاء وحدة خاصة لتلقي شكاوى الموظفين والعاملين، لمحاولة حل أي مشاكل أو مضايقات يتعرض لها أي موظف من قبل زميله، والتي تمنعه من الإبداع والإنتاج. كما هو مطلوب، كما هو مطلوب.